Unit 2: IM BÜRO

Aims and Objectives

In this unit you will learn vocabulary related to office administration.

You will practise the following skills and functions:

Describing office skills
Giving positive and negative instructions
Secretarial roles

The grammar focus of this unit is:

The Perfect Tense

Vocabulary

	file, to
	note paper; stationery
	office
	office supplies
	e-mail
	fax
	envelope
	memo
	minutes
	business, concern
	personal assistant (male)
	personal assistant (female)
	report
	letter
	bookkeeper (male)
	bookkeeper (female)
	boss (male)
	boss (female)
	printer
	photocopier
	copier
	calendar
	customer (male)
	customer (female)
	file
	desk
	appointments diary
	administrative assistant (male)
	administrative assistant (female)
	file
	job
	writing
	discussion, meeting
	postage stamp
	bookkeeping
	accountancy department
	abgility, aptitude
	firm
	business trip
	layout; shape; structure
	employee; colleague (male)
	employee; colleague (female)
	meassage
	post
	collect the post, to
	invoice, bill
	typewriter
	secretary (female)
	shorthand
	agenda
	signature
	sales department
	print, to
	send an email, to
	post a letter, to
	photocopy, to
	copy, to
	type, to
	type, to
	sign, to

Vocabulary Practice

Exercise 1: Test Yourself

Fill in the correct translation for each of the terms below.

office supplies [?]
file, to [?]
photocopier [?]
secretary (female) [?]
calendar [?]
firm [?]
bookkeeper (male) [?]
personal assistant (male) [?]
business, concern [?]
minutes [?]
job [?]
meassage [?]
type, to [?]
collect the post, to [?]
copy, to [?]
envelope [?]
sign, to [?]
bookkeeping [?]
boss (female) [?]
shorthand [?]
customer (female) [?]
accountancy department [?]
type, to [?]
post a letter, to [?]
typewriter [?]
agenda [?]
business trip [?]
report [?]
customer (male) [?]
personal assistant (female) [?]
print, to [?]
postage stamp [?]
abgility, aptitude [?]
boss (male) [?]
writing [?]
send an email, to [?]
photocopy, to [?]
letter [?]
bookkeeper (female) [?]
post [?]
layout; shape; structure [?]
invoice, bill [?]
signature [?]
file [?]
desk [?]
employee; colleague (male) [?]
discussion, meeting [?]
e-mail [?]
administrative assistant (male) [?]
appointments diary [?]
memo [?]
note paper; stationery [?]
file [?]
sales department [?]
printer [?]
employee; colleague (female) [?]
administrative assistant (female) [?]
copier [?]
fax [?]
office [?]

Listening Comprehension

Exercise 1: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Büroangestellte von heute haben mehr Aufgaben zu erledigen, als nur Kaffee zu kochen, Geschäftsreisen für ihre Chefs zu arrangieren, das Telefon zu bedienen oder Briefe zu tippen. Heute nennt man Büroangestellte meistens auch nicht mehr Stenotypistinnen oder Sekretärinnen sondern Verwaltungsassistenten oder persönliche Assistenten. Maschineschreiben und Stenografie gehören größtenteils der Vergangenheit an; moderne Sekretärinnen haben mehr Aufgaben zu erledigen und müssen mehr Fähigkeiten mitbringen als je zuvor. Sie müssen sowohl mit Computeranwendungen wie z.B. Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw. als auch mit anderen Büromaschinen arbeiten können. In kleinen Firmen ist die Sekretärin oft der erste Ansprechpartner, daher muss sie bei Kunden oder Besuchern einen guten Eindruck hinterlassen und professionell wirken.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Eine moderne Sekretärin schreibt auf…
a.
b.
c.

[?]
Welche Fähigkeit muss eine Sekretärin haben?
a.
b.
c.

[?]
Welcher Satz ist richtig?
a.
b.
c.

[?]
Welcher Satz ist richtig?
a.
b.
c.

[?]
Im Umgang mit Besuchern muss die Sekretärin…
a.
b.
c.

[?]

Exercise 2: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Direktor	Haben Sie die Rechnungen abgelegt und die Memos an die Marketing- und Buchhaltungsabteilung geschickt?
Sekretärin	Es tut mit Leid, die Memos sind noch nicht fertig, aber die Rechnungen habe ich abgelegt.
Direktor	Bitte, schicken Sie die Memos so rasch wie möglich weiter. Hat jemand angerufen, während ich in der Besprechung war?
Sekretärin	Ja, Herr Müller von MegaSoft hat angerufen und seinen Termin abgesagt. Es tut ihm außerordentlich Leid. Er wird zurückrufen und einen neuen Termin vereinbaren.
Direktor	In Ordnung. Fragen Sie ihn, ob er am Dienstag um 10:00 Uhr kommen kann.
Sekretärin	Ja, gerne.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Was muss die Sekretärin noch erledigen?
a.
b.
c.

[?]
Wo war der Direktor, als Herr Müller angerufen hat?
a.
b.
c.

[?]
Wer hat den Termin abgesagt?
a.
b.
c.

[?]
Wer wird zurückrufen, um einen neuen Besprechungstermin zu vereinbaren?
a.
b.
c.

[?]
Wann kann der Direktor Herrn Müller empfangen?
a.
b.
c.

[?]

Exercise 3: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Alex Johnson	Guten Morgen. Hier spricht die Firma M.I.C. aus England. Ist dort die Buchhaltung?
Ulrike Gerlach	Ja, mein Name ist Ulrike Gerlach. Wie kann ich Ihnen helfen?
Alex Johnson	Nun, es geht um unsere Rechnung vom 13. Januar. Ich fürchte, Ihre Zahlung ist noch nicht bei uns eingegangen.
Ulrike Gerlach	Um welchen Betrag geht es?
Alex Maier	7.896 Pfund 65.
Ulrike Johnson	Oh, das tut mir sehr Leid. Wir brauchen eine Rechnung, die in Euro ausgestellt ist. Unser Computerprogramm kann Rechnungen, die nicht in Euro ausgestellt sind, nicht bearbeiten.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Wo befindet sich die Firma M.I.C.?
a.
b.
c.

[?]
In welcher Abteilung arbeitet Ulrike Gerlach?
a.
b.
c.

[?]
Wie lautet das Rechnungsdatum?
a.
b.
c.

[?]
Warum ruft Herr Johnson an?
a.
b.
c.

[?]
Was stimmt mit der Rechnung nicht?
a.
b.
c.

[?]

Exercise 4: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Herr Müller spricht über seine Sekretärin: Margarete, meine persönliche Assistentin, ist immer sehr tüchtig und professionell. Sie drückt sich sowohl mündlich als auch schriftlich ausgezeichnet aus. Sie ist sehr diskret, besonders wenn es um Beschwerden geht. Sie ist hilfsbereit und zeigt in Krisenzeiten Initiative. Ihre Pflichten umfassen das Erledigen der Korrespondenz, die Arbeitsplanung und -organisation, Terminvereinbarungen, das Organisieren von Geschäftsreisen und das Vorbereiten von Besprechungen und Konferenzen.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Was ist eine persönliche Assistentin?
a.
b.
c.

[?]
Was zeigt Margarete in Krisenzeiten?
a.
b.
c.

[?]
Welchen der folgenden Punkte hat Herr Müller nicht erwähnt?
a.
b.
c.

[?]
Die Pflichten von Herrn Müllers persönlicher Assistentin umfassen nicht:
a.
b.
c.

[?]

General Comprehension

Exercise 1: True/False Statements

For each of the statements below, choose True or False.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Zum Schreiben verwendet eine Sekretärin ein Textverarbeitungsprogramm.

[?]
Eine persönliche Assistentin braucht keine Kommunikationsausbildung.

[?]
Sekretärinnen benutzen heutzutage im Allgemeinen keine Schreibmaschinen.

[?]
Eine Sekretärin arrangiert nie Termine oder Geschäftsreisen.

[?]
In einem modernen Büro spielt die Sekretärin eine wichtige Rolle.

[?]
Die Mitarbeiter im Sekretariat legen Schriftstücke und Rechnungen ab.

[?]
Ein Memo ist ein Schriftstück, das per Post an die Kunden verschickt wird.

[?]
Schreibmaschinen und Stenografie gehören meistens der Vergangenheit an.

[?]
Sekretärinnen führen keine Terminkalender und versenden keine E-Mails.

[?]
Sekretärinnen dürfen oft die Briefe für ihren Chef unterschreiben.

[?]

Exercise 2: Sentence Completion

Speaking Practice. Complete the sentences you hear, using the example as a model.

Grammar Practice

Exercise 1: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

Exercise 2: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

Exercise 3: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

Exercise 4: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

Exercise 5: Selections

Chose the correct answer.

Consolidation

Exercise 1: True/False Statements

For each of the statements below, choose True or False.

Recording:

Transcript:

Gestaltung und Organisation eines Büros hängen von der Art der Dienstleistungen und von der Größe des Unternehmens ab. Eine große Firma wird wahrscheinlich ein Großraumbüro haben, das mit Raumteilern in Schreibtische und Workstations eingeteilt ist. In einer großen Organisation hat jede Abteilung, zum Beispiel Verkauf, Buchhaltung, Marketing und Produktion, einen eigenen Abteilungsleiter und eigene Büros. In einem kleinen Unternehmen haben die Mitarbeiter, zum Beispiel der Geschäftsführer, der Buchhalter und die Sekretärin, wahrscheinlich separate Zimmer und die Arbeitsorganisation ist flexibler.

Immer jedoch sind die Pflichten der Sekretariatsangestellten ähnlich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Texte bearbeiten, Besprechungsprotokolle schreiben, verschiedene Dinge ablegen, Besucher empfangen und so weiter.

Daher nutzen viele Unternehmen heutzutage so genannte Personalleasingfirmen, die darauf spezialisiert sind, Leihkräfte als Sekretärinnen in Unternehmen zu entsenden. So werden Personalkosten eingespart.

In den letzten Jahren wurde außerdem immer mehr Wert auf die Arbeitsbedingungen in Büros gelegt. Dinge wie Sicherheit, Beleuchtung, Belüftung und die richtige Temperatur wurden immer wichtiger.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Büros sehen in allen Unternehmen mehr oder weniger gleich aus.

[?]
Eine große Firma ist wahrscheinlich in mehrere Abteilungen unterteilt.

[?]
Großraumbüros werden mit Raumteilern abgeteilt.

[?]
Jede Abteilung hat einen Abteilungsleiter.

[?]
Sekretärinnen brauchen nicht mit einem Textverarbeitungsprogramm arbeiten können.

[?]
Große Firmen arbeiten nicht mit Leihkräften.

[?]
Personalleasingfirmen wurden in den letzten Jahren sehr beliebt.

[?]
Die Arbeitsbedingungen in Büros haben sich in letzter Zeit verbessert.

[?]
Ein Buchhalter braucht immer sein eigenes Büro.

[?]
In einem großen Unternehmen sind Produktion und Marketing verschiedene Abteilungen.

[?]

Exercise 2: Dictation

Listen to the complete recording first. Then go to the textbox and use the ‘>’ key to listen to the text section by section. Type what you hear into the textbox. For detailed instructions, read the Exercise Help.

Exercise 3: Cloze

Listen to the recording carefully and then fill in the gaps in the text below using the same words.

Recording:

Transcript:

In einem kleinen Unternehmen haben die Mitarbeiter, zum Beispiel der Geschäftsführer, der Buchhalter und die Sekretärin, wahrscheinlich separate Zimmer und die Arbeitsorganisation ist flexibler.

In den letzten Jahren wurde außerdem immer mehr Wert auf die Arbeitsbedingungen in Büros gelegt. Dinge wie Sicherheit, Beleuchtung, Belüftung und die richtige Temperatur wurden immer wichtiger.

In einem kleinen Unternehmen haben die [?], zum Beispiel der Geschäftsführer, der Buchhalter und die Sekretärin, wahrscheinlich separate Zimmer [?] die Arbeitsorganisation ist flexibler.

Immer jedoch [?] die Pflichten der Sekretariatsangestellten ähnlich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter [?] Texte bearbeiten, Besprechungsprotokolle [?], verschiedene Dinge ablegen, Besucher [?] und so weiter.

Daher nutzen viele Unternehmen heutzutage so genannte Personalleasingfirmen, [?] darauf spezialisiert sind, Leihkräfte als Sekretärinnen in Unternehmen zu entsenden. So [?] Personalkosten eingespart.

In den letzten Jahren wurde außerdem immer mehr Wert [?] die Arbeitsbedingungen in Büros gelegt. Dinge wie Sicherheit, Beleuchtung, Belüftung und die richtige Temperatur wurden immer [?].

Exercise 4: Gap Filling

Choose the correct option to fill the gaps in the following sentences.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Heutzutage machen Büroangestellte mehr ____ nur Kaffe und Kopien.
a.
b.
c.

[?]
Die Assistentin ____ die Dokumente bereits abgeschickt.
a.
b.
c.

[?]
Holen Sie die Briefe so rasch wie möglich ____.
a.
b.
c.

[?]
Ich fürchte, die Memos sind ____ nicht fertig.
a.
b.
c.

[?]
Er wird ____rufen und einen neuen Termin vereinbaren.
a.
b.
c.

[?]
Eine Sekretärin muss einen Computer bedienen ____.
a.
b.
c.

[?]
Herr Schwarzkopf hat angerufen und seinen ____ abgesagt.
a.
b.
c.

[?]
Ich glaube, in dieser Rechnung ____ ein Fehler.
a.
b.
c.

[?]
Spreche ich ____ der Buchhaltung?
a.
b.
c.

[?]
Es geht ____ unsere Rechnung vom 13. Januar.
a.
b.
c.

[?]
Meine Assistentin ____ sehr effizient.
a.
b.
c.

[?]
Wir ____ die Informationen gestern verschickt.
a.
b.
c.

[?]
Haben Sie diese Dokumente ____?
a.
b.
c.

[?]
Frau Müller muss diese Briefe ____.
a.
b.
c.

[?]
Im neuen Gebäude werden wir eine neue Büro____ haben.
a.
b.
c.

[?]
Meine Sekretärin hat gestern die E-Mails ____.
a.
b.
c.

[?]
In unserem Unternehmen hat jeder sein ____ Büro.
a.
b.
c.

[?]
Schicken Sie die Dokumente ____ per Fax.
a.
b.
c.

[?]
Sekretärinnen brauchen kaum noch Stenografie ____.
a.
b.
c.

[?]
Sind Sie ____ mit allem fertig?
a.
b.
c.

[?]

Checklist

When you finish this unit, you should be able to:

Describe secretarial duties