Unit 1: AM TELEFON

Aims and Objectives

In this unit you will learn vocabulary related to telephone communications.

You will practise the following skills and functions:

Listening for information
Dealing with in-coming and out-going calls

The grammar focus of this unit is:

Vocabulary

Terms

	answer, to
	call, to
	hang up, to
	engaged
	fax
	mobile telephone
	cell phone, mobile
	telephone
	telephone book
	telephone directory
	call
	answering machine
	caller (male)
	caller (female)
	receiver
	return call
	information
	direct dialling
	secret number
	yellow pages
	international dialling code
	line
	message
	phone card
	telephone box
	switchboard
	dialing code
	get through, to
	leave a message, to
	relay a message, to
	free of charge
	telephone, to
	connect, to
	dial, to
	wait, to
	pass on, to
	repeat, to
	call back, to

Phrases

	Goodbye.
	Please hold.
	Just a moment please.
	Sorry, you have the wrong number.
	Hello.
	I’m calling about ...
	I’m calling from ...
	I’ll call you back later.
	I’d like to speak to ...
	Can I take a message?
	Can I help you?
	Could you spell that for me please?
	Could you repeat that please?
	Who’s speaking please?

Vocabulary Practice

Exercise 1: Test Yourself

Fill in the correct translation for each of the terms below.

I’d like to speak to ... [?]
secret number [?]
wait, to [?]
I’m calling from ... [?]
I’ll call you back later. [?]
telephone book [?]
Sorry, you have the wrong number. [?]
call, to [?]
international dialling code [?]
message [?]
leave a message, to [?]
return call [?]
repeat, to [?]
free of charge [?]
direct dialling [?]
telephone directory [?]
Who’s speaking please? [?]
mobile telephone [?]
Could you repeat that please? [?]
telephone box [?]
answer, to [?]
Can I take a message? [?]
answering machine [?]
Can I help you? [?]
line [?]
engaged [?]
telephone [?]
relay a message, to [?]
phone card [?]
receiver [?]
call [?]
caller (male) [?]
information [?]
telephone, to [?]
Hello. [?]
hang up, to [?]
get through, to [?]
cell phone, mobile [?]
Could you spell that for me please? [?]
switchboard [?]
caller (female) [?]
yellow pages [?]
I’m calling about ... [?]
connect, to [?]
Just a moment please. [?]
dialing code [?]
Goodbye. [?]
dial, to [?]
Please hold. [?]
call back, to [?]
pass on, to [?]
fax [?]

Listening Comprehension

Exercise 1: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Anrufer	Guten Tag. Spreche ich mit Helga Steiner?
Sekretärin	Nein. Hier spricht Martina Schwarz. Ich bin die Sekretärin von Frau Steiner.
Anrufer	Aha. Könnte ich bitte mit Frau Steiner sprechen?
Sekretärin	Es tut mir Leid, Frau Steiner ist im Moment nicht im Büro.

:Kann ich etwas ausrichten? :Anrufer: Nein danke. Ich rufe später noch einmal an.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Der Anrufer möchte:
a.
b.
c.

[?]
Der Anrufer kann nicht mit Frau Steiner sprechen, weil:
a.
b.
c.

[?]
Der Anrufer wird:
a.
b.
c.

[?]

Exercise 2: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Mann	Guten Tag. Könnte ich bitte mit Herrn Ratenau sprechen?
Frau	Wer spricht bitte?
Mann	Mein Name ist Rodriguez. Ich rufe aus Valencia in Spanien an.
Frau	Einen Moment bitte. Ich verbinde Sie mit Herrn Ratenau.
Mann	Danke.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Der Anrufer ist:
a.
b.
c.

[?]
Der Anrufer heißt:
a.
b.
c.

[?]
Woher ruft der Mann an?
a.
b.
c.

[?]
Worum bittet ihn die Frau?
a.
b.
c.

[?]

Exercise 3: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Frau	Guten Tag. Könnte ich bitte mit Herrn Popescu sprechen?
Mann	Entschuldigung, könnten Sie das bitte wiederholen?
Frau	Popescu, Adrian Popescu.
Mann	Es tut mir Leid. Hier gibt es keinen Herrn Popescu.
Frau	Wie bitte? Das gibt es ja nicht. Spreche ich nicht mit Euro Transport Bukarest?
Mann	Nein. Hier ist das China-Restaurant „Golden Palace“ in Budapest. Sie haben die falsche Nummer.
Frau	Oh, entschuldigen Sie bitte. Auf Wiederhören.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Mit wem spricht die Frau?
a.
b.
c.

[?]
Mit wem möchte sie sprechen?
a.
b.
c.

[?]
Was ist richtig?
a.
b.
c.

[?]

Exercise 4: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Daniela	Wen rufst du an?
Silvia	Die Auskunft. Ich brauche eine Nummer.
Daniela	Welche Nummer?
Silvia	Ich muss am Institut anrufen.
Daniela	Hast du die Nummer nicht?
Silvia	Nein, nur die Fax-Nummer und die Handy-Nummer. Aber das Handy ist ausgeschaltet.
Daniela	Hast du in den Gelben Seiten nachgesehen?
Silvia	Ja, aber ich habe das Institut nicht in den Gelben Seiten gefunden.
Daniela	Dann musst du wohl die Auskunft anrufen…
Silvia	Das versuche ich doch! Aber die Leitung ist besetzt.
Daniela	Dann leg auf und wähle noch einmal!

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Silvia ruft
a.
b.
c.

[?]
Wo hat Silvia die richtige Nummer gesucht?
a.
b.
c.

[?]
Was braucht Silvia?
a.
b.
c.

[?]
Warum erreicht Silvia die Auskunft nicht?
a.
b.
c.

[?]

Exercise 5: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Vermittlung: Schönen guten Tag. Wie kann ich Ihnen helfen?

Hr. Semper	Guten Tag. Könnten Sie mir bitte die Nummer von Familie Mader in Hamburg geben?
Vermittlung	Einen Moment bitte. … Wie ist die genaue Adresse bitte?
Hr. Semper	Herderstraße 5, denke ich. Vierter Stock.
Vermittlung	Oh, es tut mir Leid. Familie Mader hat eine Geheimnummer. Ich darf Ihnen die Nummer nicht sagen, kann aber versuchen Sie zu verbinden. Soll ich Sie gleich verbinden?
Hr. Semper	Das wäre sehr freundlich. Danke.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Mit wem möchte Herr Semper sprechen?
a.
b.
c.

[?]
Mit wem spricht Herr Semper?
a.
b.
c.

[?]
Was ist richtig?
a.
b.
c.

[?]
Warum kann die Vermittlung die Nummer nicht weitergeben?
a.
b.
c.

[?]

Exercise 6: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Sekretärin	Stadtbank. Guten Morgen. Kann ich Ihnen helfen?
Anrufer	Ja. Bitte verbinden Sie mich mit Herrn Braun.
Sekretärin	Gerne. Wer spricht bitte?
Anrufer	Peter Meier.
Sekretärin	Einen Moment bitte, Herr Meier. … Herr Meier? Es tut mir Leid, Herr Braun ist gerade in einer Besprechung.
Anrufer	Oh je. Es ist wirklich dringend!
Sekretärin	Kann ich etwas ausrichten? Oder wollen Sie später zurückrufen?
Anrufer	Er soll mich bitte so schnell wie möglich zurückrufen. Er hat meine Nummer.
Sekretärin	Gerne. Ich werde es ihm ausrichten. Danke für Ihren Anruf Herr Meier. Auf Wiederhören.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Wo arbeitet Herr Braun?
a.
b.
c.

[?]
Was ist richtig?
a.
b.
c.

[?]
Wo ist Herr Braun jetzt?
a.
b.
c.

[?]
Der Name des Anrufers ist...
a.
b.
c.

[?]
Was ist richtig?
a.
b.
c.

[?]

Exercise 7: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Anrufer	Hallo, spreche ich mit dem Hotel Eurocont in Wien?
Rezeption	Ja. Was kann ich für Sie tun?
Anrufer	Ich möchte bitte ein Zimmer buchen.
Rezeption	Ein Einzel- oder ein Doppelzimmer?
Anrufer	Ein Einzelzimmer für zwei Nächte. Für den 8. und 9. April.
Rezeption	Sehr gerne. Wie ist Ihr Name bitte?
Anrufer	Mein Name ist Sarah Tartaglia.
Rezeption	Könnten Sie das buchstabieren bitte?
Anrufer	Ja klar. Mein Vorname ist Sarah: S-A-R-A-H. Und mein Familienname ist Tartaglia: T-A-R-T-A-G-L-I-A.
Rezeption	Dann brauche ich noch Ihre Telefonnummer bitte, Frau Tartaglia.
Anrufer	Meine Handy-Nummer ist 347-33-52-0-44. Die Landesvorwahl für Italien ist 39.
Rezeption	Schönen Dank. Ich wünsche Ihnen eine gute Anreise, Frau Tartaglia. Auf Wiederhören.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Woher kommt Frau Tartaglia?
a.
b.
c.

[?]
Wo ist das Hotel?
a.
b.
c.

[?]
Wann möchte Frau Tartaglia nach Wien fahren?
a.
b.
c.

[?]
Welches Zimmer möchte Frau Tartaglia?
a.
b.
c.

[?]
Wie lange möchte sie im Hotel bleiben?
a.
b.
c.

[?]

General Comprehension

Exercise 1: True/False Statements

For each of the statements below, choose True or False.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Wenn Sie ins Ausland anrufen, brauchen Sie die Landesvorwahl.

[?]
Sie brauchen keine Landesvorwahl, wenn Sie mit dem Handy ins Ausland anrufen.

[?]
Wenn jemand sagt, dass Sie dranbleiben sollen, müssen Sie den Hörer auflegen.

[?]
Wenn die Leitung besetzt ist, legen Sie auf und rufen noch einmal an.

[?]
Eine Geheimnummer findet man in keinem Telefonbuch.

[?]
Bei der Vermittlung erhält man auch Auskunft über ausländische Telefonnummern.

[?]
In den Gelben Seiten findet man die Nummern von Unternehmen und Firmen.

[?]
Gebührenfreie Telefonnummern sind nicht gratis.

[?]
Faxgeräte sind nicht mit der Telefonleitung verbunden.

[?]
Einige Unternehmen haben eine Leitung für Fax und Telefon.

[?]

Exercise 2: Sentence Completion

Speaking Practice. Complete the sentences you hear, using the example as a model.

Grammar Practice

Exercise 1: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

Exercise 2: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

Exercise 3: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

Exercise 4: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

Exercise 5: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

Exercise 6: Transformation

Using the example as a model, change the structure and make a new sentence.

Consolidation

Exercise 1: True/False Statements

For each of the statements below, choose True or False.

Recording:

Transcript:

Die richtige Telefonkultur ist sehr wichtig. Für einen Anrufer sind Sie oft die erste Kontaktperson Ihres Unternehmens. Hier sind ein paar Punkte, die Sie sich merken sollten.

Wenn Sie in der Telefonzentrale arbeiten, lassen Sie den Anrufer nicht warten. Sagen Sie den Namen Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation und Ihren eigenen Namen deutlich und nicht zu schnell, sodass Sie der Anrufer nicht zu bitten braucht, alles zu wiederholen. Wenn Sie den Anrufer nicht sofort verbinden können und er warten möchte, informieren Sie den Anrufer darüber, was gerade passiert.

Sind Sie immer geduldig und höflich und vergessen Sie nicht, hilfsbereit zu sein. Wählen Sie eine angenehme Tonlage. Lächeln Sie immer am Telefon!

Wenn Sie eine Sekretärin in einer Abteilung sind und ein Anrufer zu Ihnen verbunden wird, nennen Sie den Namen der Abteilung und Ihren eigenen Namen. Zum Beispiel: „Verkaufsabteilung. Maria Herder.” Achten Sie darauf, dass Sie genau und aktiv zuhören, also dem Anrufer mit ‘Ja.’ oder ‘Aha…’ zeigen, dass Sie ihm noch zuhören. Wenn der Anrufer zu schnell oder mit einem eigenartigen Dialekt spricht, bitten Sie ihn einfach darum, langsamer zu sprechen. Das spart Zeit und verhindert Missverständnisse. Denken Sie auch daran, sich während des Telefonats Notizen zu machen. Wenn der Anrufer mit einer Kollegin in Ihrer Abteilung sprechen möchte, dies jedoch nicht möglich ist, weil sie gerade beschäftigt oder nicht im Büro ist, fragen Sie, ob er eine Nachricht hinterlassen möchte.

Wiederholen Sie am Ende des Telefongesprächs das Wichtigste und verabschieden Sie sich immer freundlich.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Ihre Telefonkultur hilft, einen guten Eindruck vom Unternehmen zu vermitteln.

[?]
Lassen Sie die Anrufer immer warten, bevor Sie den Hörer abnehmen.

[?]
Sie müssen versuchen, hilfsbereit und höflich zu sein.

[?]
Wenn Sie den Anrufer nicht verstehen, bitten Sie ihn nicht, langsam zu sprechen.

[?]
Sagen Sie nie den Namen Ihres Unternehmens, wenn Sie sich am Telefon melden.

[?]
Wenn Sie sehr schnell sprechen, sparen Sie viel Zeit.

[?]
Es ist immer wichtig, sich bei einem Telefongespräch Notizen zu machen.

[?]
Wenn der Anrufer mit jemandem sprechen möchte, der nicht erreichbar ist, bieten Sie an, eine Nachricht weiterzugeben.

[?]
Wiederholen Sie wichtige Fakten am Ende des Telefongesprächs.

[?]
Nehmen Sie sich keine Zeit für einen Anrufer, der Ihnen unsympathisch ist.

[?]

Exercise 2: Dictation

Listen to the complete recording first. Then go to the textbox and use the ‘>’ key to listen to the text section by section. Type what you hear into the textbox. For detailed instructions, read the Exercise Help.

Exercise 3: Cloze

Listen to the recording carefully and then fill in the gaps in the text below using the same words.

Recording:

Transcript:

Sind Sie immer geduldig und höflich und vergessen Sie nicht, hilfsbereit zu sein. Wählen Sie eine angenehme Tonlage. Lächeln Sie immer am Telefon! Wenn Sie eine Sekretärin in einer Abteilung sind und ein Anrufer zu Ihnen verbunden wird, nennen Sie den Namen der Abteilung und Ihren eigenen Namen. Zum Beispiel: „Verkaufsabteilung. Maria Herder.” Achten Sie darauf, dass Sie genau und aktiv zuhören, also dem Anrufer mit ‘Ja.’ oder ‘Aha…’ zeigen, dass Sie ihm noch zuhören. Wenn der Anrufer zu schnell oder mit einem eigenartigen Dialekt spricht, bitten Sie ihn einfach darum, langsamer zu sprechen. Das spart Zeit und verhindert Missverständnisse. Denken Sie auch daran, sich während des Telefonats Notizen zu machen. Wenn der Anrufer mit einer Kollegin in Ihrer Abteilung sprechen möchte, dies jedoch nicht möglich ist, weil sie gerade beschäftigt oder nicht im Büro ist, fragen Sie, ob er eine Nachricht hinterlassen möchte. Wiederholen Sie am Ende des Telefongesprächs das Wichtigste und verabschieden Sie sich immer freundlich.

Sind Sie immer geduldig [?] höflich und vergessen Sie nicht, hilfsbereit [?] sein. Wählen Sie eine angenehme Tonlage. Lächeln Sie immer [?] Telefon! Wenn Sie eine Sekretärin in [?] Abteilung sind und ein Anrufer zu Ihnen verbunden wird, nennen Sie den Namen der Abteilung und Ihren [?] Namen. Zum Beispiel: „Verkaufsabteilung. Maria Herder.” Achten Sie darauf, dass Sie genau und aktiv zuhören, also dem Anrufer mit ‘Ja.’ oder ‘Aha…’ zeigen, dass Sie ihm noch zuhören. Wenn der Anrufer [?] schnell oder mit einem eigenartigen Dialekt spricht, bitten Sie ihn einfach darum, langsamer zu [?]. Das spart Zeit und verhindert Missverständnisse. Denken Sie auch daran, sich während des Telefonats Notizen [?] machen. Wenn der Anrufer [?] einer Kollegin in Ihrer Abteilung sprechen möchte, dies jedoch nicht möglich ist, weil sie gerade beschäftigt oder nicht im Büro ist, fragen Sie, ob er eine Nachricht hinterlassen [?]. Wiederholen Sie am Ende des Telefongesprächs das Wichtigste und verabschieden Sie sich immer freundlich.

Exercise 4: Gap Filling

Choose the correct option to fill the gaps in the following sentences.

This exercise can be also done purely aurally/orally:

Hallo. Kann ich bitte ____ Susanne sprechen?
a.
b.
c.

[?]
Sie ist ____ nicht in ihrem Büro.
a.
b.
c.

[?]
Wer ____ bitte?
a.
b.
c.

[?]
Einen Moment bitte. Ich ____ Sie.
a.
b.
c.

[?]
Es tut mir Leid. Sie haben ____.
a.
b.
c.

[?]
Sein Handy muss ____.
a.
b.
c.

[?]
Hallo? Spreche ich ____ Dr. März?
a.
b.
c.

[?]
Gestern habe ich einen Anruf ____ Finnland erhalten.
a.
b.
c.

[?]
Bitten Sie ihn, mich zurückzurufen. Er ____ meine Nummer.
a.
b.
c.

[?]
Gerne. Ich gebe die Nachricht ____.
a.
b.
c.

[?]
Danke ____ Ihren Anruf.
a.
b.
c.

[?]
Könnten Sie bitte Ihren Namen ____?
a.
b.
c.

[?]
Die Landes____ für Italien ist 3-9.
a.
b.
c.

[?]
____ Sie am Telefon!
a.
b.
c.

[?]
Wenn ein Anrufer zu schnell spricht, bitten Sie ihn, ____ zu sprechen.
a.
b.
c.

[?]
Wenn Sie eine ____ aufschreiben, notieren Sie den Namen des Anrufers.
a.
b.
c.

[?]
Sind Sie hilfsbereit und ____.
a.
b.
c.

[?]
Wenn Sie ein Unternehmen suchen, sehen Sie in den ____ Seiten nach.
a.
b.
c.

[?]
Beginnen die gebühren____ Nummern in allen Ländern mit 0-800?
a.
b.
c.

[?]
Wissen Sie, wer ____ Telefon erfunden hat?
a.
b.
c.

[?]

Checklist

When you finish this unit, you should be able to:

Make a call
Leave a message
Take a message
Spell
Repeat telephone numbers