Lektion 2: IM BÜRO

Büroangestellte von heute haben mehr Aufgaben zu erledigen, als nur Kaffee zu kochen, Geschäftsreisen für ihre Chefs zu arrangieren, das Telefon zu bedienen oder Briefe zu tippen. Heute nennt man Büroangestellte meistens auch nicht mehr Stenotypistinnen oder Sekretärinnen sondern Verwaltungsassistenten oder persönliche Assistenten. Maschineschreiben und Stenografie gehören größtenteils der Vergangenheit an; moderne Sekretärinnen haben mehr Aufgaben zu erledigen und müssen mehr Fähigkeiten mitbringen als je zuvor. Sie müssen sowohl mit Computeranwendungen wie z.B. Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw. als auch mit anderen Büromaschinen arbeiten können. In kleinen Firmen ist die Sekretärin oft der erste Ansprechpartner, daher muss sie bei Kunden oder Besuchern einen guten Eindruck hinterlassen und professionell wirken.

Herr Müller spricht über seine Sekretärin: Margarete, meine persönliche Assistentin, ist immer sehr tüchtig und professionell. Sie drückt sich sowohl mündlich als auch schriftlich ausgezeichnet aus. Sie ist sehr diskret, besonders wenn es um Beschwerden geht. Sie ist hilfsbereit und zeigt in Krisenzeiten Initiative. Ihre Pflichten umfassen das Erledigen der Korrespondenz, die Arbeitsplanung und -organisation, Terminvereinbarungen, das Organisieren von Geschäftsreisen und das Vorbereiten von Besprechungen und Konferenzen.

Gestaltung und Organisation eines Büros hängen von der Art der Dienstleistungen und von der Größe des Unternehmens ab. Eine große Firma wird wahrscheinlich ein Großraumbüro haben, das mit Raumteilern in Schreibtische und Workstations eingeteilt ist. In einer großen Organisation hat jede Abteilung, zum Beispiel Verkauf, Buchhaltung, Marketing und Produktion, einen eigenen Abteilungsleiter und eigene Büros. In einem kleinen Unternehmen haben die Mitarbeiter, zum Beispiel der Geschäftsführer, der Buchhalter und die Sekretärin, wahrscheinlich separate Zimmer und die Arbeitsorganisation ist flexibler.

Immer jedoch sind die Pflichten der Sekretariatsangestellten ähnlich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Texte bearbeiten, Besprechungsprotokolle schreiben, verschiedene Dinge ablegen, Besucher empfangen und so weiter.

Daher nutzen viele Unternehmen heutzutage so genannte Personalleasingfirmen, die darauf spezialisiert sind, Leihkräfte als Sekretärinnen in Unternehmen zu entsenden. So werden Personalkosten eingespart.

In den letzten Jahren wurde außerdem immer mehr Wert auf die Arbeitsbedingungen in Büros gelegt. Dinge wie Sicherheit, Beleuchtung, Belüftung und die richtige Temperatur wurden immer wichtiger.

Gestaltung und Organisation eines Büros hängen von der Art der Dienstleistungen und von der Größe des Unternehmens ab. Eine große Firma wird wahrscheinlich ein Großraumbüro haben, das mit Raumteilern in Schreibtische und Workstations eingeteilt ist. In einer großen Organisation hat jede Abteilung, zum Beispiel Verkauf, Buchhaltung, Marketing und Produktion, einen eigenen Abteilungsleiter und eigene Büros.

In einem kleinen Unternehmen haben die Mitarbeiter, zum Beispiel der Geschäftsführer, der Buchhalter und die Sekretärin, wahrscheinlich separate Zimmer und die Arbeitsorganisation ist flexibler.

Immer jedoch sind die Pflichten der Sekretariatsangestellten ähnlich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Texte bearbeiten, Besprechungsprotokolle schreiben, verschiedene Dinge ablegen, Besucher empfangen und so weiter.

Daher nutzen viele Unternehmen heutzutage so genannte Personalleasingfirmen, die darauf spezialisiert sind, Leihkräfte als Sekretärinnen in Unternehmen zu entsenden. So werden Personalkosten eingespart.

In den letzten Jahren wurde außerdem immer mehr Wert auf die Arbeitsbedingungen in Büros gelegt. Dinge wie Sicherheit, Beleuchtung, Belüftung und die richtige Temperatur wurden immer wichtiger.