Lektion 2: Office Administration

Lernziele

Die Einsatzbereiche in einem Büro sind für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr unterschiedlich. Sie müssen Texte bearbeiten, Besprechungsprotokolle schreiben, verschiedene Dinge ablegen, Besucher empfangen und so weiter. In dieser Lektion erlernen Sie die wichtigsten Vokabeln, Phrasen etc., um professionell im Umgang mit GeschäftspartnerInnen und KundInnen Ihre Büroaufgaben erledigen zu können. Übungsbeispiele dazu unterstützen Sie bei der Festigung der Lerninhalte.

Der Grammatikschwerpunkt in dieser Lektion ist:

Vokabeln

	der Buchhalter, die Buchhalterin
	die Tagesordnung
	der Chef, die Vorgesetzte
	der Terminkalender
	das Bargeld
	der Botendienst
	der Schreibtisch
	der Terminkalender
	das E-Mail
	das Kuvert
	das Fax
	der Aktenordner
	die Firma
	die Broschüre
	die Rechnung
	das Etikett
	das Layout
	der Brief
	das Mail
	die Unternehmensführung
	die Führungskraft
	das Marketing
	die Tagung
	die Kurzmitteilung, das Memo
	die Nachricht
	das Protokoll
	das Büro
	das Büromaterial
	die Trennwand
(PA)	der Chefsekretär, die Chefsekretärin
	das Kopiergerät
	die Fotokopie
	die Post
	die Drucksache
	der Drucker
	der Bericht
	der Verkauf
	das Verzeichnis
	die Sekretärin, der Sekretär
	die Stenografie
	die Unterschrift
	die Qualifikation
	das Personal, die Mitarbeiter
	die Briefmarke, der Stempel
	das Briefpapier
	ordner, sortieren
	unterschreiben
	tippen
	die Schreibmaschine
	der Computerarbeitsplatz

Vokabelübungen

Übung 1: Überprüfen Sie Ihr Wissen.

Ergänzen Sie die richtige Übersetzung für jede der folgenden Vorgaben.

die Qualifikation [?]
die Stenografie [?]
die Rechnung [?]
das Büro [?]
der Verkauf [?]
der Computerarbeitsplatz [?]
die Führungskraft [?]
der Aktenordner [?]
der Terminkalender [?]
die Nachricht [?]
das Personal, die Mitarbeiter [?]
die Unternehmensführung [?]
das Layout [?]
die Briefmarke, der Stempel [?]
die Fotokopie [?]
das Etikett [?]
der Buchhalter, die Buchhalterin [?]
der Chefsekretär, die Chefsekretärin [?]
tippen [?]
die Drucksache [?]
das Mail [?]
die Broschüre [?]
die Tagung [?]
das E-Mail [?]
die Schreibmaschine [?]
die Firma [?]
das Fax [?]
der Drucker [?]
der Botendienst [?]
das Verzeichnis [?]
das Marketing [?]
die Kurzmitteilung, das Memo [?]
das Kuvert [?]
das Kopiergerät [?]
der Chef, die Vorgesetzte [?]
das Briefpapier [?]
der Terminkalender [?]
der Brief [?]
der Schreibtisch [?]
der Bericht [?]
die Post [?]
das Büromaterial [?]
unterschreiben [?]
die Trennwand [?]
das Bargeld [?]
ordner, sortieren [?]
die Tagesordnung [?]
die Unterschrift [?]
das Protokoll [?]
die Sekretärin, der Sekretär [?]

Hörverständnis

Übung 1: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:

Transkription:

Today's office workers do more than make coffee, make travel arrangements for their bosses, answer the phone, and type letters. Office workers today are often no longer called typists or secretaries, but administrative assistants or personal assistants. Typewriters and shorthand are mostly a thing of the past, but modern secretaries must do more tasks and need more skills than ever. They must be able to use computer applications such as a word processor, spreadsheets, databases and so on, as well as other office equipment. In a small business, the secretary is often the first point of contact, so he or she must make a good impression and be professional when dealing with visitors.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

A modern secretary types on:
a.
b.
c.

[?]
What skills does a secretary need?
a.
b.
c.

[?]
Which is correct?
a.
b.
c.

[?]
Which is correct?
a.
b.
c.

[?]
When dealing with visitors the secretary must:
a.
b.
c.

[?]

Übung 2: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:

Transkription:

Manager	Have you filed the invoices and sent the memos to the Marketing and Accounts Departments?
Secretary	I'm afraid the memos aren't ready yet, but I've done the filing.
Manager	Please send them off as soon as possible. Were there any phone calls while I was in the meeting?
Secretary	Yes, Mr White from MegaSoft rang to cancel his appointment. He's extremely sorry. He'll ring back to arrange another meeting.
Manager	OK. Ask him if he can come on Thursday at 10 a.m.
Secretary	Right.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

What has the secretary still to do?
a.
b.
c.

[?]
Where was the manager when Mr White called?
a.
b.
c.

[?]
Who has cancelled the appointment?
a.
b.
c.

[?]
Who will ring back to arrange another meeting?
a.
b.
c.

[?]
When can the manager see Mr White?
a.
b.
c.

[?]

Übung 3: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:

Transkription:

Alec Stone	Good morning. This is M.I.C. in the UK. Is that the Accounts

department? :Deborah: Yes, this is Deborah speaking. How can I help you? :Alec: Well, it's about our invoice of January 13th. I'm afraid we haven't received payment yet. :Deborah: And how much was it for? :Alec: £7,896.65. :Deborah: Oh, I'm very sorry. We need an invoice in dollars. Our computer program can't deal with non-dollar invoices.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

Where is M.I.C.?
a.
b.
c.

[?]
Where does Deborah work?
a.
b.
c.

[?]
What's the date on the invoice?
a.
b.
c.

[?]
Why is Mr Stone ringing?
a.
b.
c.

[?]
What's wrong with the invoice?
a.
b.
c.

[?]

Übung 4: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:

Transkription:

Mr Smith is talking about his secretary:

My PA, Margaret, is very efficient and professional at all times. She has excellent oral and written skills. She is very discreet, especially when dealing with complaints. She is willing to assist and shows initiative in times of crisis. Her duties include: dealing with correspondence, planning and organising work, arranging appointments, arranging travel and preparing for meetings and conferences.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

What do the initials PA stand for?
a.
b.
c.

[?]
What does Margaret show in times of crisis?
a.
b.
c.

[?]
Which of the following doesn't Mr Smith mention:
a.
b.
c.

[?]
Mr Smith's PA's duties do not include:
a.
b.
c.

[?]

Generelles Verständnis

Übung 1: Richtig/Falsch Aussagen

Für jede der folgenden Behauptungen wählen Sie zwischen Richtig oder Falsch.

Übung 2: Satzergänzung

Sprachübung. Vervollständigen Sie die gehörten Sätze, wie im vorangegangenen Beispiel.

Grammatikübungen

Übung 1: Transformation

Change the affirmative imperative to negative, and the negative imperative to affirmative.

Übung 2: Substitution

In general, TO MAKE means to create something, but in some cases you simply have to learn the expression. Let's practise.

Übung 3: Substitution

In general, TO DO means to perform an action, but in some cases you simply have to learn the expression. Let's practise.

Übung 4: Substitution

Let's practise the Present Perfect.

Übung 5: Auswahlmöglichkeiten

Wählen Sie die richtige Antwort.

Festigung

Übung 1: Richtig/Falsch Aussagen

Für jede der folgenden Behauptungen wählen Sie zwischen Richtig oder Falsch.

Aufnahme:

Transkription:

The layout and organisation of an office depend on the type of services which it provides and on the size of the company. A large firm will probably have open office space separated by partitions into desks or work-stations. Each department in a large organisation, for example Sales, Accounts, Marketing, Production, may have its own manager and offices. In a small firm the members of staff, for example the manager, accountant and secretary, may all have individual rooms, and the organisation of work will be more flexible.

In all cases, however, the duties of secretarial staff will be similar and will include word processing, taking minutes of meetings, filing, reception of visitors and so on.

Because of this, many companies nowadays use the services of agencies which specialise in sending temporary secretaries, known as 'temps', in order to save on staff costs. Also in recent years much more importance has been given to working conditions in offices, with regard to things like safety, lighting, ventilation and temperature.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

Offices have more or less the same layout in all companies.

[?]
A large company may be divided into different departments.

[?]
Large open offices can be divided up using partitions.

[?]
Mail and post are the same thing.

[?]
Using a word processor is not a useful skill for a secretary.

[?]
Large companies do not use temps.

[?]
Temp agencies have become popular in recent years.

[?]
Working conditions in offices have improved in recent years.

[?]
An accountant must always have his own office.

[?]
Sales and Marketing are different departments in a large company.

[?]

Übung 2: Diktat

Hören Sie sich die komplette Aufnahme an. Dann klicken Sie in das Textfeld, drücken Sie die > Taste, um einen Abschnitt anzuhören. Schreiben Sie das Gehörte in das Textfeld, und so weiter.

Übung 3: Lückentext

Hören Sie der Aufnahme aufmerksam zu. Dann ergänzen Sie den Lückentext mit den fehlenden Wörtern. Verwenden Sie dabei die selben Wörter wie in der Aufnahme.

Aufnahme:

Transkription:

In a small firm the members of staff, for example the manager, accountant and secretary, may all have individual rooms, and the organisation of work will be more flexible.

In all cases, however, the duties of secretarial staff will be similar and will include word processing, taking minutes of meetings, filing, reception of visitors and so on.

In a small firm the members of [?], for example the manager, accountant and secretary, may all [?] individual rooms, and the organisation of work [?] be more flexible.

In all cases, [?], the duties of secretarial staff will be similar and will [?] word processing, taking minutes of meetings, filing, reception of visitors [?].

Because of this, many companies nowadays use the services of agencies [?] specialise in sending temporary secretaries, known [?] 'temps', in order to save [?] staff costs. Also in recent years much more importance has been given to working conditions in offices, with [?] to things like safety, lighting, ventilation and temperature.

Übung 4: Lückentext mit Einfüllübung

In den folgenden Sätzen sollen Sie den Lückentext ergänzen. Wählen Sie dazu die richtige Option aus.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

Today's office workers do more ____ make coffee and photocopies.
a.
b.
c.

[?]
The PA ____ sent off the documents yet.
a.
b.
c.

[?]
Get the letters ____ as soon as possible.
a.
b.
c.

[?]
I'm afraid the memos aren't ready ____ .
a.
b.
c.

[?]
He will ring ____ to arrange another meeting.
a.
b.
c.

[?]
A secretary must ____ to use a computer.
a.
b.
c.

[?]
Mr White rang to cancel his ____ .
a.
b.
c.

[?]
I think you have ____ a mistake in your invoice.
a.
b.
c.

[?]
Is ____ the accounts department?
a.
b.
c.

[?]
It's ____ our invoice of January 13th.
a.
b.
c.

[?]
My PA ____ very efficient.
a.
b.
c.

[?]
We're ____ a lot of business with China.
a.
b.
c.

[?]
Have you ____ those documents?
a.
b.
c.

[?]
Mr Pringle needs to ____ those letters.
a.
b.
c.

[?]
In the new building we're going to have a new office ____ .
a.
b.
c.

[?]
My secretary's ____ include making all the travel arrangements.
a.
b.
c.

[?]
I haven't had time to do it ____ .
a.
b.
c.

[?]
____ fax the documents.
a.
b.
c.

[?]
Secretaries nowadays don't usually need to ____ shorthand.
a.
b.
c.

[?]
Have you ____ finished everything?.
a.
b.
c.

[?]

Checkliste

Die folgende Liste zeigt Ihnen, ob Sie das Lernziel dieser Einheit erreicht haben.

Sie sollten über Folgendes Bescheid wissen:

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