Unit 2: L’UFFICIO

Vocabulary

	accountant
	schedule
	boss
	calendar
	cash
	tax consultant, accountant
	currency
	courier
	diary
	administrative department
	desk
	e-mail
	envelope
	fax
	file, archive
	company
	folder
	hedquarters
	invoice
	label
	layout
	letter
	post
	head office
	director
	marketing
	meeting
	note
	message
	memo
	office
	stationery
	window
	personal assistant
	copier
	copy
	post
	press release
	press
	printer
	report, statement of account
	sales
	opening hours, office hours
	secretary
	typist
	signature
	ability
	staff
	stamp
	office
	archive
	cancel
	sign
	type
	operating point

Vocabulary Practice

Exercise 1: Test Yourself

Fill in the correct translation for each of the terms below.

envelope [?]
stamp [?]
sales [?]
report, statement of account [?]
accountant [?]
company [?]
sign [?]
calendar [?]
ability [?]
diary [?]
e-mail [?]
type [?]
stationery [?]
copier [?]
currency [?]
cancel [?]
archive [?]
staff [?]
printer [?]
folder [?]
head office [?]
label [?]
courier [?]
cash [?]
marketing [?]
administrative department [?]
press release [?]
note [?]
opening hours, office hours [?]
message [?]
director [?]
copy [?]
press [?]
office [?]
window [?]
layout [?]
typist [?]
tax consultant, accountant [?]
secretary [?]
post [?]
personal assistant [?]
memo [?]
hedquarters [?]
operating point [?]
letter [?]
fax [?]
signature [?]
invoice [?]
boss [?]
file, archive [?]
desk [?]
meeting [?]
schedule [?]

Listening Comprehension

Exercise 1: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Al giorno d'oggi le impiegate non si chiamano più dattilografe o segretarie, ma assistenti di direzione, o semplicemente assistenti. I termini dattilografa e stenografa appartengono ormai al passato, infatti le segretarie moderne hanno molti più compiti e devono possedere molte più capacità di prima. Devono saper usare programmi del computer, word processor, fogli di calcolo, database e così via, insieme alle attrezzature dell’ ufficio. In una piccola attività, la segretaria è spesso il primo punto di contatto, pertanto deve fare una buona impressione, ed essere professionale quando ha a che fare con gli ospiti.

Una segretaria moderna scrive su:
a.
b.
c.

[?]
Qual è l'affermazione esatta?
a.
b.
c.

[?]
Che conoscenze deve avere una segretaria moderna?
a.
b.
c.

[?]
Qual è l' affermazione esatta?
a.
b.
c.

[?]
Quando ha a che fare con gli ospiti la segretaria moderna deve:
a.
b.
c.

[?]

Exercise 2: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Direttore	Ha archiviato le fatture e spedito i promemoria al settore marketing e contabilità?
Segretaria	Temo che i promemoria non siano ancora pronti, ma ho archiviato le fatture.
Direttore	Li spedisca al più presto possibile, per favore. Ha chiamato qualcuno mentre ero in riunione?
Segretaria	Si, il dottor Bianchi della MegaSoft, ha chiamato per disdire il suo appuntamento. Era molto dispiaciuto. Ritelefonerà per concordare una nuova data.
Direttore	OK. Gli chieda se può venire giovedì alle 10.00.
Segretaria	D’accordo.

Che cosa deve ancora fare la segretaria?
a.
b.
c.

[?]
Dov' era il direttore quando ha telefonato il dottor Bianchi?
a.
b.
c.

[?]
Chi ha disdetto l' appuntamento?
a.
b.
c.

[?]
Chi richiamerà per concordare una nuova data?
a.
b.
c.

[?]
Quando può vedere il dott. Bianchi, il direttore?
a.
b.
c.

[?]

Exercise 3: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:

Transcript:

Alec Stone	Buongiorno. Chiamo dalla M.I.C., Londra. Parlo con il settore contabilità?
Anna	Si, sono Anna. Come posso aiutarla?
Alec	Chiamavo in merito alla nostra fattura del 13 gennaio. Temo che non sia stata ancora pagata.
Anna	Di quanto era?
Alec	Era di 7.896,65 sterline.
Anna	Ecco perché, abbiamo bisogno della fattura in dollari. Il programma del nostro computer non ammette fatture in sterline.

Dove si trova la M.I.C.?
a.
b.
c.

[?]
Dove lavora Anna?
a.
b.
c.

[?]
Qual è la data della fattura?
a.
b.
c.

[?]
Per quale motivo ha telefonato il signor Mr Stone ?
a.
b.
c.

[?]
Che problema c' è con la fattura?
a.
b.
c.

[?]

General Comprehension

Exercise 1: Transformation

In questo esercizio trasforma l' imperativo informale in imperativo formale.

Exercise 2: Transformation

In questo esercizio trasforma l' imperativo affermativo in negativo e viceversa.

Exercise 3: Transformation

Cambia il verbo da singolare a plurale.

Explanation:

La forma di cortesia per rivolgersi a più persone, è ormai diventato il voi, ossia la seconda persona plurale (come per le situazioni informali). Fino a qualche anno fa si usava il Loro, che è però rimasto solo in forme come "I signori desiderano?", "Che cosa prendono?", etc., dette dal personale di servizio di bar, ristoranti e alberghi.

Example:

Accendi il computer.
Accendete il computer.

Copia quelle lettere.
Copiate quelle lettere.

A. Accendi il computer.
B. [?]
A. Chiama il dott. Bianchi.
B. [?]
A. Non archiviare quel documento.
B. [?]
A. Riordini le mail interne.
B. [?]
A. Invia oggi il fax.
B. [?]
A. Copia quelle lettere.
B. [?]
A. Distribuisci l'ordine del giorno.
B. [?]
A. Non trascrivere il documento adesso.
B. [?]
A. Mandalo via mail.
B. [?]
A. Chiedigli di tornare domani.
B. [?]

Exercise 4: Substitution

Esercitati con il passato prossimo

Grammar Practice

Exercise 1: True/False Statements

For each of the statements below, choose True or False.

Recording:

Transcript:

La disposizione e l'organizzazione di un ufficio dipendono dalla tipologia dei servizi forniti e dalle dimensioni dell' impresa. Una grande azienda può disporre di spazi aperti fra le postazioni di lavoro. Ogni settore, per esempio il settore Vendite, Contabilità, Marketing, o Produzione, può avere il proprio direttore e i propri uffici. In un’impresa piccola il personale può avere il proprio ufficio, e l’organizzazione del lavoro è più flessibile. Ad ogni modo, in entrambi i casi, i compiti del personale di segreteria saranno gli stessi e molte imprese al giorno d'oggi ricorrono ai servizi di agenzie di lavoro interinale, specializzate nel fornire segretarie provvisorie, per risparmiare sui costi del personale.

Gli uffici hanno più o meno la stessa disposizione in tutte le imprese.

[?]
Una grande impresa dovrebbe essere suddivisa in diversi reparti.

[?]
Le grandi imprese non usano lavoratori interinali.

[?]
Le agenzie interinali sono diventate famose soprattutto negli ultimi anni.

[?]
In un’impresa piccola l’organizzazione del lavoro è più flessibile.

[?]

Gli impiegati di oggi non si limitano a ____ il caffè e fare fotocopie.
a.
b.
c.

[?]
L’ assistente non ha ____ spedito i documenti.
a.
b.
c.

[?]
Spedisca le fatture al più ____ possibile.
a.
b.
c.

[?]
Temo ____ i promemoria non siano ancora pronti.
a.
b.
c.

[?]
Ritelefonerà per concordare una nuova ____ .
a.
b.
c.

[?]
Una segretaria deve essere ____ di usare il computer.
a.
b.
c.

[?]
Il dott. Bianchi ha chiamato per ____ il suo appuntamento.
a.
b.
c.

[?]
Temo che non sia stata ____ pagata.
a.
b.
c.

[?]
Parlo con il ____ contabilità?
a.
b.
c.

[?]
Chiamavo in ____ alla nostra fattura del 13 gennaio.
a.
b.
c.

[?]
La mia assistente ____ molto efficiente.
a.
b.
c.

[?]
Gli dica di ____ giovedì alle 10.00 nel mio ufficio.
a.
b.
c.

[?]
Ha ____ quei documenti?
a.
b.
c.

[?]
Il dottor Savini deve ____ quelle lettere.
a.
b.
c.

[?]
Nel nuovo edificio le scrivanie avranno una nuova ____ .
a.
b.
c.

[?]
I ____ della mia assistente comprendono anche il programmare appuntamenti e preparare viaggi.
a.
b.
c.

[?]
Non ho ____ avuto il tempo di farlo.
a.
b.
c.

[?]
____ qui i documenti che sono sul tavolo.
a.
b.
c.

[?]
Le assistenti di direzione, al giorno d' oggi, non ____ macchine da scrivere.
a.
b.
c.

[?]
Ha ____ finito di fare tutto?
a.
b.
c.

[?]

Checklist

When you finish this unit, you should be able to:

Describe secretarial duties

Unit 2: L’UFFICIO

Aims and Objectives

Vocabulary

Vocabulary Practice

Exercise 1: Test Yourself

Listening Comprehension

Exercise 1: Multiple Choice Questions

Exercise 2: Multiple Choice Questions

Exercise 3: Multiple Choice Questions

General Comprehension

Exercise 1: Transformation

Exercise 2: Transformation

Exercise 3: Transformation

Exercise 4: Substitution

Grammar Practice

Exercise 1: True/False Statements

Exercise 2: Dictation

Exercise 3: Cloze

Exercise 4: Gap Filling

Checklist