Unit 2: L’UFFICIO

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Aims and Objectives

The grammar focus of this unit is:

Vocabulary

accountant
schedule
boss
calendar
cash
tax consultant, accountant
currency
courier
diary
administrative department
desk
e-mail
envelope
fax
file, archive
company
folder
hedquarters
invoice
label
layout
letter
post
head office
director
marketing
meeting
note
message
memo
office
stationery
window
personal assistant
copier
copy
post
press release
press
printer
report, statement of account
sales
opening hours, office hours
secretary
typist
signature
ability
staff
stamp
office
archive
cancel
sign
type
operating point

Vocabulary Practice

Exercise 1: Test Yourself

Fill in the correct translation for each of the terms below.

  1. ?
  2. ?
  3. ?
  4. ?
  5. ?
  6. ?
  7. ?
  8. ?
  9. ?
  10. ?
  11. ?
  12. ?
  13. ?
  14. ?
  15. ?
  16. ?
  17. ?
  18. ?
  19. ?
  20. ?
  21. ?
  22. ?
  23. ?
  24. ?
  25. ?
  26. ?
  27. ?
  28. ?
  29. ?
  30. ?
  31. ?
  32. ?
  33. ?
  34. ?
  35. ?
  36. ?
  37. ?
  38. ?
  39. ?
  40. ?
  41. ?
  42. ?
  43. ?
  44. ?
  45. ?
  46. ?
  47. ?
  48. ?
  49. ?
  50. ?
  51. ?
  52. ?
  53. ?

Listening Comprehension

Exercise 1: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:
Transcript:

Al giorno d'oggi le impiegate non si chiamano più dattilografe o segretarie, ma assistenti di direzione, o semplicemente assistenti. I termini dattilografa e stenografa appartengono ormai al passato, infatti le segretarie moderne hanno molti più compiti e devono possedere molte più capacità di prima. Devono saper usare programmi del computer, word processor, fogli di calcolo, database e così via, insieme alle attrezzature dell’ ufficio. In una piccola attività, la segretaria è spesso il primo punto di contatto, pertanto deve fare una buona impressione, ed essere professionale quando ha a che fare con gli ospiti.

  1. Una segretaria moderna scrive su:
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Qual è l'affermazione esatta?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Che conoscenze deve avere una segretaria moderna?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Qual è l' affermazione esatta?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  5. Quando ha a che fare con gli ospiti la segretaria moderna deve:
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Exercise 2: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:
Transcript:
DirettoreHa archiviato le fatture e spedito i promemoria al settore marketing e contabilità?
SegretariaTemo che i promemoria non siano ancora pronti, ma ho archiviato le fatture.
DirettoreLi spedisca al più presto possibile, per favore. Ha chiamato qualcuno mentre ero in riunione?
SegretariaSi, il dottor Bianchi della MegaSoft, ha chiamato per disdire il suo appuntamento. Era molto dispiaciuto. Ritelefonerà per concordare una nuova data.
DirettoreOK. Gli chieda se può venire giovedì alle 10.00.
SegretariaD’accordo.
  1. Che cosa deve ancora fare la segretaria?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Dov' era il direttore quando ha telefonato il dottor Bianchi?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Chi ha disdetto l' appuntamento?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Chi richiamerà per concordare una nuova data?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  5. Quando può vedere il dott. Bianchi, il direttore?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Exercise 3: Multiple Choice Questions

Chose the correct answer.

Recording:
Transcript:
Alec StoneBuongiorno. Chiamo dalla M.I.C., Londra. Parlo con il settore contabilità?
AnnaSi, sono Anna. Come posso aiutarla?
AlecChiamavo in merito alla nostra fattura del 13 gennaio. Temo che non sia stata ancora pagata.
AnnaDi quanto era?
AlecEra di 7.896,65 sterline.
AnnaEcco perché, abbiamo bisogno della fattura in dollari. Il programma del nostro computer non ammette fatture in sterline.
  1. Dove si trova la M.I.C.?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Dove lavora Anna?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Qual è la data della fattura?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Per quale motivo ha telefonato il signor Mr Stone ?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  5. Che problema c' è con la fattura?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

General Comprehension

Exercise 1: Transformation

In questo esercizio trasforma l' imperativo informale in imperativo formale.

Example:

Accendi la stampante.
Accenda la stampante.

Copia questa lettera.
Copi questa lettera.

  1. A.
    B. ?
  2. A.
    B. ?
  3. A.
    B. ?
  4. A.
    B. ?
  5. A.
    B. ?
  6. A.
    B. ?
  7. A.
    B. ?
  8. A.
    B. ?
  9. A.
    B. ?
  10. A.
    B. ?

Exercise 2: Transformation

In questo esercizio trasforma l' imperativo affermativo in negativo e viceversa.

Example:

Accendi la stampante.
Non accendere la stampante.

Copia quelle lettere.
Non copiare quelle lettere.

  1. A.
    B. ?
  2. A.
    B. ?
  3. A.
    B. ?
  4. A.
    B. ?
  5. A.
    B. ?
  6. A.
    B. ?
  7. A.
    B. ?
  8. A.
    B. ?
  9. A.
    B. ?
  10. A.
    B. ?

Exercise 3: Transformation

Cambia il verbo da singolare a plurale.

Explanation:

La forma di cortesia per rivolgersi a più persone, è ormai diventato il voi, ossia la seconda persona plurale (come per le situazioni informali). Fino a qualche anno fa si usava il Loro, che è però rimasto solo in forme come "I signori desiderano?", "Che cosa prendono?", etc., dette dal personale di servizio di bar, ristoranti e alberghi.

Example:

Accendi il computer.
Accendete il computer.

Copia quelle lettere.
Copiate quelle lettere.

  1. A.
    B. ?
  2. A.
    B. ?
  3. A.
    B. ?
  4. A.
    B. ?
  5. A.
    B. ?
  6. A.
    B. ?
  7. A.
    B. ?
  8. A.
    B. ?
  9. A.
    B. ?
  10. A.
    B. ?

Exercise 4: Substitution

Esercitati con il passato prossimo

Example:

spedire la posta Hai spedito la posta?


  1. ?

  2. ?

  3. ?

  4. ?

  5. ?

  6. ?

  7. ?

  8. ?

Grammar Practice

Exercise 1: True/False Statements

For each of the statements below, choose True or False.

Recording:
Transcript:

La disposizione e l'organizzazione di un ufficio dipendono dalla tipologia dei servizi forniti e dalle dimensioni dell' impresa. Una grande azienda può disporre di spazi aperti fra le postazioni di lavoro. Ogni settore, per esempio il settore Vendite, Contabilità, Marketing, o Produzione, può avere il proprio direttore e i propri uffici. In un’impresa piccola il personale può avere il proprio ufficio, e l’organizzazione del lavoro è più flessibile. Ad ogni modo, in entrambi i casi, i compiti del personale di segreteria saranno gli stessi e molte imprese al giorno d'oggi ricorrono ai servizi di agenzie di lavoro interinale, specializzate nel fornire segretarie provvisorie, per risparmiare sui costi del personale.

  1. Gli uffici hanno più o meno la stessa disposizione in tutte le imprese.


    ?
  2. Una grande impresa dovrebbe essere suddivisa in diversi reparti.


    ?
  3. Le grandi imprese non usano lavoratori interinali.


    ?
  4. Le agenzie interinali sono diventate famose soprattutto negli ultimi anni.


    ?
  5. In un’impresa piccola l’organizzazione del lavoro è più flessibile.


    ?

Exercise 2: Dictation

Listen to the complete recording first. Then go to the textbox and use the ‘>’ key to listen to the text section by section. Type what you hear into the textbox. For detailed instructions, read the Exercise Help.

Recording:
Transcript:

La disposizione e l'organizzazione di un ufficio dipendono dalla tipologia dei servizi forniti e dalle dimensioni dell'impresa. Una grande azienda può disporre di spazi aperti fra le postazioni di lavoro. Ogni settore, per esempio il settore Vendite, Contabilità, Marketing, o Produzione, può avere il proprio direttore e i propri uffici.

?

Exercise 3: Cloze

Fill in the gaps in the text below. For each gap there is only one correct answer.

Transcript:

In un’impresa piccola il personale può avere il proprioufficio, e l’ organizzazione del lavoro è più flessibile. Ad ogni modo, in entrambi i casi, i compiti del personale di segreteria saranno gli stessi e molte imprese al giorno d'oggi ricorrono ai servizi di agenzie di lavoro interinale, specializzate nel fornire segretarie provvisorie, per risparmiare sui costi del personale.

In un’impresa ? il personale può avere il ?ufficio, e l’ organizzazione ? lavoro è ? flessibile. ? ogni modo, in ? i casi, i compiti del personale ? segreteria saranno gli stessi e molte imprese ? giorno d'oggi ricorrono ai servizi di agenzie di lavoro interinale, specializzate ? fornire segretarie provvisorie, ? risparmiare sui costi del personale.

Exercise 4: Gap Filling

Choose the correct option to fill the gaps in the following sentences.

  1. Gli impiegati di oggi non si limitano a ____ il caffè e fare fotocopie.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. L’ assistente non ha ____ spedito i documenti.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Spedisca le fatture al più ____ possibile.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Temo ____ i promemoria non siano ancora pronti.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  5. Ritelefonerà per concordare una nuova ____ .
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  6. Una segretaria deve essere ____ di usare il computer.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  7. Il dott. Bianchi ha chiamato per ____ il suo appuntamento.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  8. Temo che non sia stata ____ pagata.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  9. Parlo con il ____ contabilità?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  10. Chiamavo in ____ alla nostra fattura del 13 gennaio.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  11. La mia assistente ____ molto efficiente.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  12. Gli dica di ____ giovedì alle 10.00 nel mio ufficio.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  13. Ha ____ quei documenti?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  14. Il dottor Savini deve ____ quelle lettere.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  15. Nel nuovo edificio le scrivanie avranno una nuova ____ .
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  16. I ____ della mia assistente comprendono anche il programmare appuntamenti e preparare viaggi.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  17. Non ho ____ avuto il tempo di farlo.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  18. ____ qui i documenti che sono sul tavolo.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  19. Le assistenti di direzione, al giorno d' oggi, non ____ macchine da scrivere.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  20. Ha ____ finito di fare tutto?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Checklist

When you finish this unit, you should be able to:

  • Describe secretarial duties
Version 2.0 (2011-12-07 01:26 CET)
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