Lektion 1: English for Telephone Communications

Lernziele

Die richtige Telefonkultur ist sehr wichtig! Für eine Anruferin oder einen Anrufer sind Sie oft die erste Kontaktperson Ihres Unternehmens. In dieser Lektion erlernen Sie die wichtigsten Vokabeln, Phrasen etc., um professionell mit KundInnen am Telefon kommunizieren zu können. Übungsbeispiele dazu unterstützen Sie bei der Festigung der Lerninhalte.

Der Grammatikschwerpunkt in dieser Lektion ist:

Vokabeln

Begriffe

	der Anrufbeantworter
	die Vorwahlnummer
	besetzt
	der Anruf
(U.S.)	das Mobiltelefon
(U.S)	das R-Gespräch
	die Vorwahl
	die Auskunft
	besetzt
	die Durchwahl
	das Fax
	die Leitung
	die Nachricht
	der Mobilfunk
	die Vermittlung
	der Telefonhörer
	die Telefonzelle
	die Telefonwertkarte
	der Anrufer, die Anruferin
	die Anrufgebühr
	läuten
	der Dienst
	die Telefonzentrale
	das Telefon
	das Telefonbuch
	wählen
	durchkommen
	auflegen
	warten
	abnehmen
	verbinden
	weitergeben
	abschalten
	der Ton, derKlang
	die Gelben Seiten

Phrasen

	Kann ich bitte mit ... sprechen?
	Kann ich Ihnen helfen?
	Kann ich eine Nachricht hinterlassen?
	Können Sie das bitte wiederholen?
	Können Sie das bitte buchstabieren?
	Können Sie eine Nachricht aufnehmen?
	Hallo.
	Bitte bleiben Sie dran.
	Ich rufe Sie später zurück.
	Ich rufe an wegen ...
	Ich rufe aus ... an
	Einen Moment bitte.
	Wer spricht bitte?
	Mit wem spreche ich?
	Es tut mir leid. Das ist die falsche Nummer.

Vokabelübungen

Übung 1: Überprüfen Sie Ihr Wissen.

Ergänzen Sie die richtige Übersetzung für jede der folgenden Vorgaben.

durchkommen [?]
der Ton, derKlang [?]
das Telefonbuch [?]
warten [?]
die Gelben Seiten [?]
besetzt [?]
die Vorwahl [?]
Können Sie eine Nachricht aufnehmen? [?]
die Auskunft [?]
Kann ich eine Nachricht hinterlassen? [?]
der Mobilfunk [?]
abnehmen [?]
die Vermittlung [?]
läuten [?]
weitergeben [?]
die Nachricht [?]
Kann ich Ihnen helfen? [?]
Hallo. [?]
besetzt [?]
der Dienst [?]
die Telefonzelle [?]
wählen [?]
auflegen [?]
Kann ich bitte mit ... sprechen? [?]
der Anruf [?]
verbinden [?]
Bitte bleiben Sie dran. [?]
der Anrufbeantworter [?]
Ich rufe aus ... an [?]
die Anrufgebühr [?]
Mit wem spreche ich? [?]
das Fax [?]
Ich rufe an wegen ... [?]
Einen Moment bitte. [?]
das Telefon [?]
der Telefonhörer [?]
die Telefonwertkarte [?]
die Telefonzentrale [?]
Es tut mir leid. Das ist die falsche Nummer. [?]
Können Sie das bitte buchstabieren? [?]
die Leitung [?]
Wer spricht bitte? [?]
Ich rufe Sie später zurück. [?]
die Durchwahl [?]
das Mobiltelefon [?]
Können Sie das bitte wiederholen? [?]
abschalten [?]
das R-Gespräch [?]
der Anrufer, die Anruferin [?]
die Vorwahlnummer [?]

Hörverständnis

Übung 1: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:

Transkription:

Caller	Hello. Is that Catherine Stone?
Secretary	No, I'm sorry, sir. I'm Barbara White, Ms Stone's secretary.
Caller	Oh, can I speak to her, please?
Secretary	I'm afraid Ms Stone isn't in her office at the moment. Can I take a message?
Caller	No, that's all right. I'll call back later.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

The caller wants:
a.
b.
c.

[?]
The caller can't speak to Ms Stone because:
a.
b.
c.

[?]
The caller decides:
a.
b.
c.

[?]

Übung 2: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:

Transkription:

Man	Hello. Can I speak to Mr Grabowsky, please?
Woman	Who is calling, please?
Man	My name is Rodriguez and I'm calling from Valencia in Spain.
Woman	Hold on a moment please, and I'll put you through.
Man	Thank you.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

The caller is:
a.
b.
c.

[?]
The caller's name is:
a.
b.
c.

[?]
The man is calling from:
a.
b.
c.

[?]
The woman asks him to:
a.
b.
c.

[?]

Übung 3: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:

Transkription:

Woman	Hello, can I speak to Mr Popescu, please?
Man	Sorry, could you repeat that, please?
Woman	Popescu, Adrian Popescu.
Man	I'm sorry, madam. There's nobody here called Popescu.
Woman	What? There must be. Isn't that Transglobal Transport in Bucharest?
Man	No, madam. This is a Chinese restaurant in Budapest. You've got the wrong number.
Woman	Oh, I'm sorry. Goodbye.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

Who does the woman speak to?
a.
b.
c.

[?]
Who does she want to speak to?
a.
b.
c.

[?]
Which is correct?
a.
b.
c.

[?]

Übung 4: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:

Transkription:

Jenny	Who are you ringing?
Veronica	I'm trying to get through to the operator.
Jenny	What for?
Veronica	I'm trying to get directory enquiries. I need to ring the transport company.
Jenny	Haven't you got the number?
Veronica	No, only the fax number and the mobile number, but the mobile seems to be switched off.
Jenny	Have you looked in the yellow pages?
Veronica	Yes, but it doesn't seem to be in the yellow pages.
Jenny	Well then, ring directory enquiries.
Veronica	That's what I'm trying to do! But the line's busy.
Jenny	Well hang up and dial again!

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

Veronica needs to ring:
a.
b.
c.

[?]
She wants to get the number from:
a.
b.
c.

[?]
Which is correct?
a.
b.
c.

[?]

Übung 5: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:

Transkription:

Operator	Hello? Is that 061223289?
Mr Bell	Yes, it is.
Operator	I have a collect call for you from Jane Franklin in Helsinki. Do you accept the call?
Mr Bell	Ah, yes. That's OK. I accept the charges. Put her through, please.
Operator	Go ahead, please, caller.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

The collect call is from:
a.
b.
c.

[?]
Jane Franklin is the man's:
a.
b.
c.

[?]
Which is correct?
a.
b.
c.

[?]

Übung 6: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:

Transkription:

Secretary	Global Interbank. Good morning. Can I help you?
Caller	Yes. Can you put me through to Mr Philips, please?
Secretary	Certainly, sir. Who shall I say is calling?
Caller	John Simpson.
Secretary	Hold on a moment, please, Mr Simpson.
Secretary	Hello, Mr Simpson? I'm afraid Mr Philips is in a meeting at the moment.
Caller	Oh dear. I need to speak to him urgently.
Secretary	Can I take a message? Or would you prefer to ring back later?
Caller	Ask him to get back to me as soon as possible. He's already got my number.
Secretary	Certainly Mr Simpson. I'll pass on the message. Thank you for calling. Goodbye.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

Where does Mr Philips work?
a.
b.
c.

[?]
Which is correct?
a.
b.
c.

[?]
Where is Mr Philips now?
a.
b.
c.

[?]
The caller's name is:
a.
b.
c.

[?]
Which is correct?
a.
b.
c.

[?]

Übung 7: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:

Transkription:

Caller	Hello, is that the Grand Continental Hotel in Paris?
Reception	Yes madam. How can I help you?
Caller	I'd like to book a room, please.
Reception	Single or double, madam?
Caller	A single room for 2 nights, May 8th and 9th.
Reception	Certainly madam. May I have your name, please?
Caller	Yes, it's Claudia Schillaci.
Reception	Could you spell that, please?
Caller	Yes, it's C-L-A-U-D-I-A for Claudia, and my surname is Schillaci, S-C-H-I-L-L-A-C-I.
Reception	And can you give me a contact number, please, Ms Schillaci?
Caller	Yes, of course. My mobile number is 3473352044. The country code for Italy is 39.
Reception	Yes, of course. Thank you very much for calling Ms Schillaci. Have a nice day.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

Ms Schillaci is from:
a.
b.
c.

[?]
The hotel is in:
a.
b.
c.

[?]
Where is Ms Schillaci ringing from?
a.
b.
c.

[?]
What kind of room does Ms Schillaci want?
a.
b.
c.

[?]
How long does she want to stay at the hotel?
a.
b.
c.

[?]

Generelles Verständnis

Übung 1: Richtig/Falsch Aussagen

Für jede der folgenden Behauptungen wählen Sie zwischen Richtig oder Falsch.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

When you ring a foreign country, you need to know the country code.

[?]
You don't need the country code to ring abroad from a mobile phone.

[?]
When somebody tells you to hold on, you must put the phone down.

[?]
If a number is busy, you need to hang up and dial again.

[?]
In the case of a collect call, the person who receives the call has to pay.

[?]
For some services, like directory enquiries, you must ring the operator.

[?]
Yellow pages are a good place to look for a business.

[?]
Mobile phone calls cost more than standard phone calls.

[?]
Fax machines are not connected to telephone lines.

[?]
Some companies use the same line for their fax and their telephone.

[?]

Übung 2: Satzergänzung

Sprachübung. Vervollständigen Sie die gehörten Sätze, wie im vorangegangenen Beispiel.

Grammatikübungen

Übung 1: Transformation

Change the following sentences into questions.

Übung 2: Transformation

Answer the following sentences using "YES".

Übung 3: Transformation

Answer the following sentences using "NO".

Übung 4: Substitution

Make polite questions using "Can you".

Übung 5: Substitution

Make polite questions using "Can I".

Übung 6: Transformation

Answer the questions using "I'm afraid I can't ...".

Übung 7: Auswahlmöglichkeiten

Wählen Sie die richtige Antwort.

Festigung

Übung 1: Richtig/Falsch Aussagen

Für jede der folgenden Behauptungen wählen Sie zwischen Richtig oder Falsch.

Aufnahme:

Transkription:

Telephone technique and manner are of the greatest importance. Very often you will be the first contact that an outsider has with your organisation. Here are a few points to remember. If you are a switchboard operator, you must not make the caller wait before you answer. You must announce the name of your company or organisation clearly and not too quickly, so that the caller doesn't have to ask you to repeat. If you can't put the call through immediately, and the caller decides to hold, you must keep the caller informed about what is happening.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

Your telephone manner can help to give a good impression of the company.

[?]
You must always make people wait before you answer the phone.

[?]
You must try to be helpful and polite.

[?]
If you don't understand the caller you must never ask them to speak slowly.

[?]
You must never give the name of your company when you answer the phone.

[?]
You can save time by speaking as quickly as possible.

[?]
If it's a long call, it's a good idea to take notes.

[?]
If the caller wants to speak to someone who isn't there, you must offer to take a message.

[?]

Übung 2: Diktat

Hören Sie sich die komplette Aufnahme an. Dann klicken Sie in das Textfeld, drücken Sie die > Taste, um einen Abschnitt anzuhören. Schreiben Sie das Gehörte in das Textfeld, und so weiter.

Übung 3: Lückentext

Hören Sie der Aufnahme aufmerksam zu. Dann ergänzen Sie den Lückentext mit den fehlenden Wörtern. Verwenden Sie dabei die selben Wörter wie in der Aufnahme.

Aufnahme:

Transkription:

You must be patient and polite at all times and try to be helpful. Also you must speak with a pleasant voice. Try to smile on the phone!

If you are a secretary in a department of the organisation and you receive a call, announce your own name or the name of your department, for example 'Sales'. You must speak clearly but you must also listen carefully - this can save a lot of time! If the caller speaks too quickly or has a strange accent, you mustn't be afraid to ask them to speak more slowly. This can help to save time and avoid mistakes, and you mustn't forget to take notes if it's a long call. If the caller wants to speak to another person in your department, but can't because the other person is busy or isn't there, you must remember to ask if you can take a message.

You must be patient and polite [?] all times and try to [?] helpful. Also you must speak with a pleasant voice. Try to smile [?] the phone!

If you are a secretary in a department of the organisation and you receive a call, announce your [?] name or the name of your department, for example 'Sales'. You [?] speak clearly but you must also listen [?] - this can save a lot of time! If the caller speaks [?] quickly or has a strange accent, you [?] be afraid to ask them to speak more slowly. This can help to save time and avoid mistakes, and you mustn't forget to take notes if it's a long call. If the caller wants to speak [?] another person in your department, but [?] because the other person is busy or isn't there, you must remember to ask if you can take a message.

Übung 4: Lückentext mit Einfüllübung

In den folgenden Sätzen sollen Sie den Lückentext ergänzen. Wählen Sie dazu die richtige Option aus.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden

Hello. Can I speak ____ Susana, please?
a.
b.
c.

[?]
She isn't in her office ____ .
a.
b.
c.

[?]
Who ____ , please?
a.
b.
c.

[?]
Hold on and I'll put you ____ .
a.
b.
c.

[?]
I'm sorry. You've got ____ .
a.
b.
c.

[?]
His mobile must be ____ .
a.
b.
c.

[?]
Hello? Is ____ 061223289?
a.
b.
c.

[?]
Yesterday I got a call ____ Finland.
a.
b.
c.

[?]
Ask him to call me back. He's ____ got my number.
a.
b.
c.

[?]
Certainly, sir. I'll pass ____ the message.
a.
b.
c.

[?]
Thank you for ____ .
a.
b.
c.

[?]
Can you ____ your name for me, please?
a.
b.
c.

[?]
The country ____ for Italy is 39.
a.
b.
c.

[?]
Try to ____ on the phone!
a.
b.
c.

[?]
If the person calling speaks too fast, ask him or her to speak more ____ .
a.
b.
c.

[?]
When you take a ____ , don't forget to write down the name of the caller.
a.
b.
c.

[?]
Try to be helpful and ____ .
a.
b.
c.

[?]
If you need an electrician, look in the ____ pages.
a.
b.
c.

[?]
Are ringing ____ the same in all countries?
a.
b.
c.

[?]
Do you know who invented ____ telephone?
a.
b.
c.

[?]

Checkliste

Die folgende Liste zeigt Ihnen, ob Sie das Lernziel dieser Einheit erreicht haben.

Sie sollten über folgende Punkte Bescheid wissen:

Jemdanden anrufen
Eine Nachricht hinterlassen
Eine Nachricht aufnehmen
Buchstabieren
Telefonnummern wiederholen