Lektion 2: IM BÜRO

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Lernziele

Die Einsatzbereiche in einem Büro sind für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr unterschiedlich. Sie müssen Texte bearbeiten, Besprechungsprotokolle schreiben, verschiedene Dinge ablegen, Besucher empfangen und so weiter. In dieser Lektion erlernen Sie die wichtigsten Vokabeln, Phrasen etc., um professionell im Umgang mit GeschäftspartnerInnen und KundInnen Ihre Büroaufgaben erledigen zu können. Übungsbeispiele dazu unterstützen Sie bei der Festigung der Lerninhalte.

Der Grammatikschwerpunkt in dieser Lektion ist:

Vokabeln

Vokabelübungen

Übung nicht verfügbar in dieser Sprachsversion.

Hörverständnis

Übung 1: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:
Transkription:

Büroangestellte von heute haben mehr Aufgaben zu erledigen, als nur Kaffee zu kochen, Geschäftsreisen für ihre Chefs zu arrangieren, das Telefon zu bedienen oder Briefe zu tippen. Heute nennt man Büroangestellte meistens auch nicht mehr Stenotypistinnen oder Sekretärinnen sondern Verwaltungsassistenten oder persönliche Assistenten. Maschineschreiben und Stenografie gehören größtenteils der Vergangenheit an; moderne Sekretärinnen haben mehr Aufgaben zu erledigen und müssen mehr Fähigkeiten mitbringen als je zuvor. Sie müssen sowohl mit Computeranwendungen wie z.B. Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw. als auch mit anderen Büromaschinen arbeiten können. In kleinen Firmen ist die Sekretärin oft der erste Ansprechpartner, daher muss sie bei Kunden oder Besuchern einen guten Eindruck hinterlassen und professionell wirken.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden
  1. Eine moderne Sekretärin schreibt auf…
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Welche Fähigkeit muss eine Sekretärin haben?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Welcher Satz ist richtig?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Welcher Satz ist richtig?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  5. Im Umgang mit Besuchern muss die Sekretärin…
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Übung 2: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:
Transkription:
DirektorHaben Sie die Rechnungen abgelegt und die Memos an die Marketing- und Buchhaltungsabteilung geschickt?
SekretärinEs tut mit Leid, die Memos sind noch nicht fertig, aber die Rechnungen habe ich abgelegt.
DirektorBitte, schicken Sie die Memos so rasch wie möglich weiter. Hat jemand angerufen, während ich in der Besprechung war?
SekretärinJa, Herr Müller von MegaSoft hat angerufen und seinen Termin abgesagt. Es tut ihm außerordentlich Leid. Er wird zurückrufen und einen neuen Termin vereinbaren.
DirektorIn Ordnung. Fragen Sie ihn, ob er am Dienstag um 10:00 Uhr kommen kann.
SekretärinJa, gerne.
Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden
  1. Was muss die Sekretärin noch erledigen?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Wo war der Direktor, als Herr Müller angerufen hat?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Wer hat den Termin abgesagt?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Wer wird zurückrufen, um einen neuen Besprechungstermin zu vereinbaren?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  5. Wann kann der Direktor Herrn Müller empfangen?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Übung 3: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:
Transkription:
Alex JohnsonGuten Morgen. Hier spricht die Firma M.I.C. aus England. Ist dort die Buchhaltung?
Ulrike GerlachJa, mein Name ist Ulrike Gerlach. Wie kann ich Ihnen helfen?
Alex JohnsonNun, es geht um unsere Rechnung vom 13. Januar. Ich fürchte, Ihre Zahlung ist noch nicht bei uns eingegangen.
Ulrike GerlachUm welchen Betrag geht es?
Alex Maier7.896 Pfund 65.
Ulrike JohnsonOh, das tut mir sehr Leid. Wir brauchen eine Rechnung, die in Euro ausgestellt ist. Unser Computerprogramm kann Rechnungen, die nicht in Euro ausgestellt sind, nicht bearbeiten.
Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden
  1. Wo befindet sich die Firma M.I.C.?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. In welcher Abteilung arbeitet Ulrike Gerlach?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Wie lautet das Rechnungsdatum?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Warum ruft Herr Johnson an?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  5. Was stimmt mit der Rechnung nicht?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Übung 4: Auswahlfragebogen

Wählen Sie die richtige Antwort.

Aufnahme:
Transkription:

Herr Müller spricht über seine Sekretärin: Margarete, meine persönliche Assistentin, ist immer sehr tüchtig und professionell. Sie drückt sich sowohl mündlich als auch schriftlich ausgezeichnet aus. Sie ist sehr diskret, besonders wenn es um Beschwerden geht. Sie ist hilfsbereit und zeigt in Krisenzeiten Initiative. Ihre Pflichten umfassen das Erledigen der Korrespondenz, die Arbeitsplanung und -organisation, Terminvereinbarungen, das Organisieren von Geschäftsreisen und das Vorbereiten von Besprechungen und Konferenzen.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden
  1. Was ist eine persönliche Assistentin?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Was zeigt Margarete in Krisenzeiten?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Welchen der folgenden Punkte hat Herr Müller nicht erwähnt?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Die Pflichten von Herrn Müllers persönlicher Assistentin umfassen nicht:
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Generelles Verständnis

Übung 1: Richtig/Falsch Aussagen

Für jede der folgenden Behauptungen wählen Sie zwischen Richtig oder Falsch.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden
  1. Zum Schreiben verwendet eine Sekretärin ein Textverarbeitungsprogramm.


    ?
  2. Eine persönliche Assistentin braucht keine Kommunikationsausbildung.


    ?
  3. Sekretärinnen benutzen heutzutage im Allgemeinen keine Schreibmaschinen.


    ?
  4. Eine Sekretärin arrangiert nie Termine oder Geschäftsreisen.


    ?
  5. In einem modernen Büro spielt die Sekretärin eine wichtige Rolle.


    ?
  6. Die Mitarbeiter im Sekretariat legen Schriftstücke und Rechnungen ab.


    ?
  7. Ein Memo ist ein Schriftstück, das per Post an die Kunden verschickt wird.


    ?
  8. Schreibmaschinen und Stenografie gehören meistens der Vergangenheit an.


    ?
  9. Sekretärinnen führen keine Terminkalender und versenden keine E-Mails.


    ?
  10. Sekretärinnen dürfen oft die Briefe für ihren Chef unterschreiben.


    ?

Übung 2: Satzergänzung

Sprachübung. Vervollständigen Sie die gehörten Sätze, wie im vorangegangenen Beispiel.

Um sich die Anleitungen anzuhören, klicken Sie auf „Wiedergabe“:

Grammatikübungen

Übung 1: Transformation

Formen Sie die nachfolgenden Sätze entsprechend dem Beispiel um. Ändern Sie die Struktur und bilden Sie einen neuen Satz.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden
Beispiel:

Schalten Sie den Drucker ein.
Schalten Sie den Drucker nicht ein.

Kopieren Sie diesen Brief nicht.
Kopieren Sie diesen Brief.

  1. A.
    B. ?
  2. A.
    B. ?
  3. A.
    B. ?
  4. A.
    B. ?
  5. A.
    B. ?
  6. A.
    B. ?
  7. A.
    B. ?
  8. A.
    B. ?
  9. A.
    B. ?
  10. A.
    B. ?

Übung 2: Transformation

Formen Sie die nachfolgenden Sätze entsprechend dem Beispiel um. Ändern Sie die Struktur und bilden Sie einen neuen Satz.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden
Beispiel:

Frau Braun - Kaffee - kochen. Frau hat Kaffee gekocht.

  1. A.
    B. ?
  2. A.
    B. ?
  3. A.
    B. ?
  4. A.
    B. ?
  5. A.
    B. ?
  6. A.
    B. ?
  7. A.
    B. ?
  8. A.
    B. ?

Übung 3: Transformation

Formen Sie die nachfolgenden Sätze entsprechend dem Beispiel um. Ändern Sie die Struktur und bilden Sie einen neuen Satz.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden
Beispiel:

Frau Braun - zum Postamt - gehen
Frau Braun ist zum Postamt gegangen.

  1. A.
    B. ?
  2. A.
    B. ?
  3. A.
    B. ?
  4. A.
    B. ?
  5. A.
    B. ?
  6. A.
    B. ?
  7. A.
    B. ?
  8. A.
    B. ?

Übung 4: Transformation

Formen Sie die nachfolgenden Sätze entsprechend dem Beispiel um. Ändern Sie die Struktur und bilden Sie einen neuen Satz.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden
Beispiel:

Sie - zum Postamt gegangen
Sind Sie zum Postamt gegangen?

  1. A.
    B. ?
  2. A.
    B. ?
  3. A.
    B. ?
  4. A.
    B. ?
  5. A.
    B. ?
  6. A.
    B. ?
  7. A.
    B. ?
  8. A.
    B. ?
  9. A.
    B. ?

Übung 5: Auswahlmöglichkeiten

Wählen Sie die richtige Antwort.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden
  1. a. 
    b. 
    ?
  2. a. 
    b. 
    ?
  3. a. 
    b. 
    ?
  4. a. 
    b. 
    ?
  5. a. 
    b. 
    ?
  6. a. 
    b. 
    ?
  7. a. 
    b. 
    ?
  8. a. 
    b. 
    ?

Festigung

Übung 1: Richtig/Falsch Aussagen

Für jede der folgenden Behauptungen wählen Sie zwischen Richtig oder Falsch.

Aufnahme:
Transkription:

Gestaltung und Organisation eines Büros hängen von der Art der Dienstleistungen und von der Größe des Unternehmens ab. Eine große Firma wird wahrscheinlich ein Großraumbüro haben, das mit Raumteilern in Schreibtische und Workstations eingeteilt ist. In einer großen Organisation hat jede Abteilung, zum Beispiel Verkauf, Buchhaltung, Marketing und Produktion, einen eigenen Abteilungsleiter und eigene Büros. In einem kleinen Unternehmen haben die Mitarbeiter, zum Beispiel der Geschäftsführer, der Buchhalter und die Sekretärin, wahrscheinlich separate Zimmer und die Arbeitsorganisation ist flexibler.

Immer jedoch sind die Pflichten der Sekretariatsangestellten ähnlich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Texte bearbeiten, Besprechungsprotokolle schreiben, verschiedene Dinge ablegen, Besucher empfangen und so weiter.

Daher nutzen viele Unternehmen heutzutage so genannte Personalleasingfirmen, die darauf spezialisiert sind, Leihkräfte als Sekretärinnen in Unternehmen zu entsenden. So werden Personalkosten eingespart.

In den letzten Jahren wurde außerdem immer mehr Wert auf die Arbeitsbedingungen in Büros gelegt. Dinge wie Sicherheit, Beleuchtung, Belüftung und die richtige Temperatur wurden immer wichtiger.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden
  1. Büros sehen in allen Unternehmen mehr oder weniger gleich aus.


    ?
  2. Eine große Firma ist wahrscheinlich in mehrere Abteilungen unterteilt.


    ?
  3. Großraumbüros werden mit Raumteilern abgeteilt.


    ?
  4. Jede Abteilung hat einen Abteilungsleiter.


    ?
  5. Sekretärinnen brauchen nicht mit einem Textverarbeitungsprogramm arbeiten können.


    ?
  6. Große Firmen arbeiten nicht mit Leihkräften.


    ?
  7. Personalleasingfirmen wurden in den letzten Jahren sehr beliebt.


    ?
  8. Die Arbeitsbedingungen in Büros haben sich in letzter Zeit verbessert.


    ?
  9. Ein Buchhalter braucht immer sein eigenes Büro.


    ?
  10. In einem großen Unternehmen sind Produktion und Marketing verschiedene Abteilungen.


    ?

Übung 2: Diktat

Hören Sie sich die komplette Aufnahme an. Dann klicken Sie in das Textfeld, drücken Sie die > Taste, um einen Abschnitt anzuhören. Schreiben Sie das Gehörte in das Textfeld, und so weiter.

Aufnahme:
Transkription:

Gestaltung und Organisation eines Büros hängen von der Art der Dienstleistungen und von der Größe des Unternehmens ab. Eine große Firma wird wahrscheinlich ein Großraumbüro haben, das mit Raumteilern in Schreibtische und Workstations eingeteilt ist. In einer großen Organisation hat jede Abteilung, zum Beispiel Verkauf, Buchhaltung, Marketing und Produktion, einen eigenen Abteilungsleiter und eigene Büros.

?

Übung 3: Lückentext

Hören Sie der Aufnahme aufmerksam zu. Dann ergänzen Sie den Lückentext mit den fehlenden Wörtern. Verwenden Sie dabei die selben Wörter wie in der Aufnahme.

Aufnahme:
Transkription:

In einem kleinen Unternehmen haben die Mitarbeiter, zum Beispiel der Geschäftsführer, der Buchhalter und die Sekretärin, wahrscheinlich separate Zimmer und die Arbeitsorganisation ist flexibler.

Immer jedoch sind die Pflichten der Sekretariatsangestellten ähnlich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Texte bearbeiten, Besprechungsprotokolle schreiben, verschiedene Dinge ablegen, Besucher empfangen und so weiter.

Daher nutzen viele Unternehmen heutzutage so genannte Personalleasingfirmen, die darauf spezialisiert sind, Leihkräfte als Sekretärinnen in Unternehmen zu entsenden. So werden Personalkosten eingespart.

In den letzten Jahren wurde außerdem immer mehr Wert auf die Arbeitsbedingungen in Büros gelegt. Dinge wie Sicherheit, Beleuchtung, Belüftung und die richtige Temperatur wurden immer wichtiger.

In einem kleinen Unternehmen haben die ?, zum Beispiel der Geschäftsführer, der Buchhalter und die Sekretärin, wahrscheinlich separate Zimmer ? die Arbeitsorganisation ist flexibler.

Immer jedoch ? die Pflichten der Sekretariatsangestellten ähnlich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ? Texte bearbeiten, Besprechungsprotokolle ?, verschiedene Dinge ablegen, Besucher ? und so weiter.

Daher nutzen viele Unternehmen heutzutage so genannte Personalleasingfirmen, ? darauf spezialisiert sind, Leihkräfte als Sekretärinnen in Unternehmen zu entsenden. So ? Personalkosten eingespart.

In den letzten Jahren wurde außerdem immer mehr Wert ? die Arbeitsbedingungen in Büros gelegt. Dinge wie Sicherheit, Beleuchtung, Belüftung und die richtige Temperatur wurden immer ?.

Übung 4: Lückentext mit Einfüllübung

In den folgenden Sätzen sollen Sie den Lückentext ergänzen. Wählen Sie dazu die richtige Option aus.

Diese Übung kann auch nur mit Sprachausgabe gemacht werden
  1. Heutzutage machen Büroangestellte mehr ____ nur Kaffe und Kopien.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  2. Die Assistentin ____ die Dokumente bereits abgeschickt.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  3. Holen Sie die Briefe so rasch wie möglich ____.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  4. Ich fürchte, die Memos sind ____ nicht fertig.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  5. Er wird ____rufen und einen neuen Termin vereinbaren.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  6. Eine Sekretärin muss einen Computer bedienen ____.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  7. Herr Schwarzkopf hat angerufen und seinen ____ abgesagt.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  8. Ich glaube, in dieser Rechnung ____ ein Fehler.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  9. Spreche ich ____ der Buchhaltung?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  10. Es geht ____ unsere Rechnung vom 13. Januar.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  11. Meine Assistentin ____ sehr effizient.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  12. Wir ____ die Informationen gestern verschickt.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  13. Haben Sie diese Dokumente ____?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  14. Frau Müller muss diese Briefe ____.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  15. Im neuen Gebäude werden wir eine neue Büro____ haben.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  16. Meine Sekretärin hat gestern die E-Mails ____.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  17. In unserem Unternehmen hat jeder sein ____ Büro.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  18. Schicken Sie die Dokumente ____ per Fax.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  19. Sekretärinnen brauchen kaum noch Stenografie ____.
    a. 
    b. 
    c. 
    ?
  20. Sind Sie ____ mit allem fertig?
    a. 
    b. 
    c. 
    ?

Checkliste

Die folgende Liste zeigt Ihnen, ob Sie das Lernziel dieser Einheit erreicht haben.

Sie sollten über Folgendes Bescheid wissen:

  • Sekreatariatsarbeit beschreiben
Version 2.0 (2011-12-07 01:30 CET)
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